RiPre per la gestione delle presenze aziendali

RiPre per la gestione delle presenze aziendali

Per gestire a livello amministrativo le timbrature generate dal Rilevatore Virtuale oltre a Riepilogo Presenze è possibile utilizzare il software RiPre per la gestione delle presenze aziendali. Questo applicativo permette di gestire i calcoli delle ore lavorate, i giustificativi delle assenze e degli straordinari e le stampe di vari report. In questa guida ti spiegherò il funzionamento di base di RiPre.

Principi di funzionamento

Le seguenti regole valgono per tutte le finestre visualizzate dall’applicativo.
Pulsanti Nuovo, Elimina, Salva
in quasi tutte le finestre sono presenti questi pulsanti, cliccando Nuovo viene azzerato il contenuto delle caselle di inserimento ed eventualmente inserito un nuovo codice identificativo, cliccando Elimina vengono eliminati i dati selezionati, cliccando Salva vengono salvati i dati inseriti. Nuovo Elimina Salva
Griglia riepilogativa
in quasi tutte le finestre è presente una tabella come quella della seguente figura nella quale vengono elencati i dati relativi al database della finestra visualizzata. Griglia Cliccando su una riga di quelle elencate verranno visualizzati i dati corrispondenti nelle caselle di inserimento, in questo modo sarà possibile eseguire la modifica o la cancellazione dei dati selezionati.
Pulsante Seleziona
è un pulsante tramite il quale vengono recuperati uno o più dati da altre tabelle, infatti cliccandolo verrà aperta un’altra finestra contenete un elenco di dati che ci servono in quel momento, facendo doppio clic su una riga della tabella verrà chiusa la finestra appena aperta ed i dati selezionati verranno utilizzati nella finestra chiamante. Seleziona
Pulsante Stampa/Esporta Griglia
se viene cliccato viene aperta una finestra, ricca di opzioni, che permette di stampare i dati presenti nella griglia visualizzata o di esportare i dati in PDF, HTML o CSV(formato leggibile con excel, OpenOffice, ecc..). L’esportazione crea un file ‘Esportazione.csv’(per il formato csv, oppure .pdf o .htm) nella cartella indicata nella parte bassa della finestra. Cartella Esportazioni E’ possibile cambiare la cartella di destinazione cliccando il pulsante ‘Apri’ alla destra del percorso(in basso a destra).
Schede Finestra Principale
Nella finestra principale di RiPre sono presenti 5 schede, che andremo ora a descrivere. Schede Scheda ‘Cartellini con Errori’, viene visualizzato l’elenco dei cartellini i cui dati sono probabilmente errati poiché il totale giornaliero non corrisponde con quello impostato nella finestra degli orari(per esempio perché non è stata inserita la causale di un’assenza). Scheda ‘Presenze’, contiene la griglia delle presenze di un certo mese. Scheda ‘Riepiloghi’, visualizza i dati riepilogativi totali della scheda ‘Presenze’. Scheda ‘Dettaglio Straordinari/Maggiorazioni’, elenca in modo dettagliato tutte le maggiorazioni e tipi di straordinari presenti nel periodo selezionato. Scheda ‘Totali annui’, riporta il totale annuo per ogni tipologia di ora lavorata(ordinarie, straordinarie, ferie, festivi, ecc…). Modificando i menu a discesa mese, anno, qualifica varia di conseguenza il contenuto delle tabelle presenti nelle varie schede. Menu a tendina Per ogni scheda è possibile cancellare una o più righe della griglia tramite il pulsante ‘Elimina riga/e Selezionata/e’. Per selezionare più righe contemporaneamente è basta tenere premuto il tasto CRTL e cliccare le righe.

Primo utilizzo

Di seguito vengono elencate le operazioni da eseguire alla prima apertura per un corretto uso del programma: 1. Inserimento Aziende; 2. Inserimento/modifica delle Qualifiche; 3. Inserimento/modifica degli orari di lavoro; 4. Inserimento/modifica delle impostazioni; 5. Inserimento dei Lavoratori; 6. Inserimento delle festività; 7. Inserimento del comportamento orario, per le festività, in base alla qualifica; 8. Inserimento dei vari tipi di Straordinari. 10. Inserimento dei vari tipi di Assenze.
Inserimento Aziende e Qualifiche
Qualifiche Semplici finestre di inserimento in cui inserire i dati dell’azienda o delle aziende che si vogliono gestire e delle qualifiche dei dipendenti.
Inserimento Orari di lavoro
Orari di lavoro Nella finestra ‘Orari di lavoro’ andranno inseriti i vari tipi di orario di lavoro, è possibile fare ciò in 2 modi: 1. inserendo gli orari di entrata e di uscita e spuntando i giorni di lavoro ordinario; 2. inserendo direttamente il numero di ore giornaliere lavorate e spuntando il giorno. Finestra orari di lavoro Inserendo gli orari(caso 1) in caso di ingresso anticipato i minuti in più lavorati non verranno considerati, esempio orario inserito 08:00 - 12:00 il lavoratore entra alle 07:50 ed esce alle 12:20 le ore lavorate sono 4:20(o 4 se la frazione minima è di 30 minuti). Se invece viene inserito il numero di ore(caso 2) vengono considerati tutti i minuti lavorati indipendentemente dagli orari di entrata/uscita nell'esempio sopra riportato le ore lavorate sarebbero 4:30.
Inserimento Impostazioni
Impostazioni Finestra Impostazioni Nella finestra ‘Impostazioni’ vanno indicati i seguenti dati: Frazione oraria minima in minuti, è il valore minimo delle frazioni orarie utilizzato nei vari conteggi(es. 30, 15, 10… minuti); Arrotondare entrate per eccesso e uscite per difetto, arrotonda gli orari come indicato in base alla frazione oraria minima, ad esempio con una frazione minima di 15 minuti gli di timbratura 08:08 e 12:13 diventano 08:15 e 12:00; Partita Iva Azienda predefinita, permette di avere l’azienda già impostata all’apertura del programma; Codice orario, permette di avere un codice orario preimpostato nella finestra di inserimento dei lavoratori; Straordinari direttamente in riposo compensativo, fa si che gli straordinari confluiscano in quella che è una sorta di banca ore(riposo compensativo) che permette di depositare gli straordinari e di prelevare con i permessi; Registro Presenze con indicazione delle frazioni orarie in minuti, modifica la visualizzazione dei dati orari(ingressi, uscite e totali) dal formato in centesimi a al formato orario. Percorso timbrature predefinito, consente di settare il percorso della cartella da cui si vanno ad elaborare le timbrature(generalmente “C:\Rilevatore Virtuale\GiorniPresenze” ma in caso si lavori in rete il percorso ovviamente cambia). Aggiornamento archivio automatico all’apertura, se spuntato avvia la procedura di importazione all’apertura del programma, indicato per chi vuole tenere sotto controllo le ore del personale in modo continuativo. Aggiornamento automatico “Registro Presenze”…, Aggiorna la tabella della scheda Presenze ogni volta che viene chiusa la finestra Cartellini, anche questa è un opzione che automatizza maggiormente il lavoro.
Inserimento dei lavoratori
Menu lavoratori Finestra Lavoratori In questa finestra vanno ovviamente inseriti i dati dei lavoratori dell’azienda. Nella casella ‘Codice usato per timbrare’ va inserito il codice identificativo che si utilizza con il software Rilevatore Virtuale.
Inserimento festività
Anche questo è un inserimento intuitivo, unica particolarità all’inizio di ogni anno bisogna ricordarsi di modificare le festività ‘variabili’(es. Pasqua).
Inserimento del comportamento orario, per le festività, in base alla qualifica
Festivita Qualifica In questa finestra va indicato il quantitativo di ore retribuite nel caso in cui una festività cada di sabato o di domenica o nel giorno di riposo, differenziato in base alla qualifica.
Inserimento Straordinari
In questa finestra vanno inseriti i vari tipi di ore straordinarie o ordinarie con maggiorazione.
Inserimento Assenze
Tabella Assenze Per visualizzare, modificare o inserire delle tipologie di assenze cliccare: Nella finestra che si apre oltre ad inserire i vari tipi di assenza selezionabili è possibile impostare una disponibilità annua di tale voce(es. ferie). In tal modo nella finestra con il riepilogo dei dati annui avrete oltre alle ore svolte durante l’anno anche il totale disponibile ed il residuo. Finestra Assenze

Uso ordinario

Dopo aver inserito i dati richiesti nella sezione Primo Utilizzo, è possibile iniziare ad usare RiPre per l’inserimento delle presenze. Selezionare anno e mese Anno e Mese e cliccare il pulsante Pulsante Aggiornamento dati Se non è stato impostato il percorso di acquisizione nelle Impostazioni è necessario selezionare la cartella del Rilevatore Virtuale contenente i dati che vogliamo importare. Es. per Gennaio 2014 il percorso sarà “C:\Rilevatore Virtuale\GiorniPresenze\2014-01”. Partirà così l’importazione dei dati e verrà visualizzata la seguente finestra: Finestra Importazione Con il pulsante Importazione Totale verranno cancellati tutti i dati presenti in archivio per il mese selezionato e verranno importati tutti i dati ex novo. Con Importazione parziale invece è possibile preservare i dati già presenti(e su cui avete magari già lavorato inserendo modifiche o giustificativi di assenze). Al termine della procedura avrete il database dei cartellini relativi al mese di riferimento aggiornati e potrete andare a visualizzarli ed eventualmente modificarli. Nella scheda ‘Cartellini con Errori’ verranno visualizzati quei cartellini i cui dati sono probabilmente errati(per esempio perché in archivio risultano giorni lavorati solo parzialmente o non lavorati affatto ma manca l’indicazione del motivo dell’assenza). Cartellini con errori
Visualizzazione e Modifica dei cartellini
Per visualizzare i cartellini dei lavoratori è sufficiente cliccare nel menu della finestra principale la voce ‘Cartellini’. Menu Cartellini Viene così aperta la finestra ‘Cartellini Presenze’, cliccare Seleziona Lavoratore e fare poi doppio clic sul nome del lavoratore che ci interessa. Selezionare l’anno e il mese negli appositi box e cliccare ‘Carica Dati’. Finestra Cartellini Verranno così visualizzati i dati relativi al cartellino nella Griglia riepilogativa. Per modificare i dati relativi ad un certo giorno è come al solito necessario cliccare la riga corrispondente nella griglia, ed andare a modificare le caselle di inserimento nella parte bassa della finestra. Riga Cartellini Terminato l’inserimento dei dati relativi agli orari cliccare il pulsante ‘Ricalcola’ per aggiornare i valori relativi alle ore ordinarie, straordinarie ed alle assenze. Inserire eventuali giustificativi di assenza. Premere infine ‘Salva’ per salvare le modifiche ed aggiornare la griglia. Oltre a ‘Salva’ sono presenti i pulsanti ‘Stampa/Esporta Griglia’(vedi principi di funzionamento) e ‘Dettaglio Straordinari’, cliccando quest’ultimo viene aperta una finestra con l’elenco dettagliato di tutte le maggiorazioni e tipi di straordinari presenti nel cartellino di origine.
Inserimento Assenze
Inserimento Assenze Prima di eseguire l’operazione di ‘Aggiornamento archivio da cartellini’ può essere utile inserire le assenze dei lavoratori relativamente al mese selezionato, questo soprattutto se vi sono state assenze prolungate nel tempo(es. ferie, malattie, infortuni, ecc..). Infatti con una sola operazione, per ogni dipendente, è possibile inserire più giorni consecutivi di assenza, la stessa operazione potrebbe essere fatta anche nella finestra ‘Cartellini’ però richiederebbe un operazione per ogni giorno di assenza. L’inserimento e la modifica dei dati sono intuitivi.
Assenze Predefinite
Assenze Predefinite La finestra Assenze Predefinite è utile per assegnare in automatico in fase di importazione dei dati un giustificativo predefinito per la giornata intera e un secondo giustificativo per le assenze parziali.
Aggiorna Registro Presenze
Aggiorna Registro Presenze Dopo aver aggiornato tutti cartellini è possibile aggiornare il registro presenze tramite l’apposito tasto nella finestra principale. Al termine dell’aggiornamento i dati verranno visualizzati nella scheda ‘Presenze’. Registro Presenze Ed infine ecco il link per scaricare il programma: Download Buon Lavoro!

creazione 14/01/2015 10:17:12, Autore Valerio


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