Rilevatore Presenze Virtuale il pc diventa un marcatempo!

 

Sai perché i rilevatori presenze sul mercato (lettori di badge, di impronte digitali, timbracartellini, orologi marcatempo ecc..) sono inutili?

Perché svolgono un lavoro(memorizzare codici, date e ore) che può eseguire un altro oggetto che sicuramente hai e stai usando in questo momento…

Il PC...

Ed è proprio dopo che nel 2009 mi sono fatto questa domanda:
“Perché acquistare un timbracartellini o un lettore di badge per gestire le presenze all’interno di un locale quando qualsiasi pc può svolgere egregiamente la stessa funzione?”
Che è nato il sistema Rilevatore Presenze Virtuale.

“Ok ma perché è utile il sistema Rilevatore
Presenze Virtuale rispetto ai prodotti tradizionali?”

Riassumo i punti focali nel seguente schema

“Bene ma cos’è il Rilevatore Presenze Virtuale?”

E’ un software che ti da la possibilità di utilizzare un qualsiasi pc per gestire le presenze e/o il controllo accessi all'interno delle tua realtà!
L'applicativo è semplice, modulare e si adatta alle tue esigenze in modo ottimale, anche attraverso l’uso dei vari optional disponibili(lettori barcode, di badge rfid, di smartcard, di impronte digitali, ecc…). Il programma è stato scaricato migliaia di volte ed è presente in moltissime realtà italiane, nelle situazioni più diverse:
In Aziende di tutti i tipi, pubbliche e private, per la rilevazione delle presenze dei lavoratori;
In associazioni di volontariato, in varie sedi della Croce Rossa(per gestire i volontari) o della protezione civile(per gestire gli ingressi ai campi di addestramento) o ancora in una Onlus che gestisce una mensa per i poveri(per controllare gli ingressi giornalieri alla mensa);
In alcune scuole, per monitorare gli orari di ingresso e di uscita degli studenti o del personale ATA;
Nei convegni degli ordini professionali, per tenere traccia delle presenze ed assegnare eventuali crediti formativi;
In palestre, piscine, ludoteche, per controllare ed eventualmente limitare gli accessi alle rispettive strutture. E così via…

“Ma io volevo un semplice timbracartellini o un orologio marcatempo con lettore di badge...”

Ti assicuro che se hai a disposizione almeno un pc nella tua realtà il Rilevatore Virtuale può fare al caso tuo e ti invito a continuare la lettura, ma se preferisci una soluzione più tradizionale abbiamo comunque dei prodotti adatti a te come ad esempio i seguenti dispositivi:
Timbracartellini RFID Presenze PI;
Presenze QR;

“OK ma come funziona questo software di rilevazione presenze?”

Il programma è molto semplice da usare, puoi vedere come funziona nel seguente video o se preferisci proseguire nella lettura più sotto:

Le fasi essenziali che sono necessarie per poterlo utilizzare sono le seguenti:
1. Download e installazione – questa operazione è identica a quella di qualsiasi altro applicativo windows(ti invito a dare un occhiata ai requisiti di sistema prima di procedere);
2. Apertura del programma e predisposizione dell’elenco dei nominativi di cui si vogliono gestire le timbrature.
Per fare ciò basta cliccare sull’apposita voce del menu Amministratore

Inserire la password amministrativa(che di default è asdfgh) e confermare


Nella finestra che si apre inserire un codice identificativo di 6 caratteri(che servirà per timbrare) ed il nominativo della persona.
Gli altri due parametri presenti, password e codice fiscale, sono facoltativi e permettono alle persone che vanno a timbrare di visualizzare un riepilogo delle proprie timbrature(password) oppure di timbrare tramite codice fiscale(utile per chi usa un lettore di codici a barre o di smartcard).


3. A questo punto il programma è configurato ed è possibile utilizzarlo per la rilevazione delle presenze.
Per timbrare basta digitare il proprio codice personale nella casella di testo presente nella finestra principale


Prendendo come esempio l’elenco presente nell’immagine sopra Valerio per timbrare deve digitare il codice 111111.


Il programma in automatico riconosce se la timbratura è di ingresso o di uscita e mostra un messaggio di entrata o di uscita.

I dati generati dal Rilevatore Virtuale vengono salvati in file con formato CSV che possono essere letti con un qualsiasi foglio elettronico(Excel, Open Office, ecc.) oppure elaborati dai software RiPre e/o RiepilogoPresenze, per la gestione del Libro Unico del lavoro, per generare report, stampe ecc.

Caratteristiche Rilevatore Presenze Virtuale

Per aiutarti a capire le potenzialità del sistema ecco una lista di funzioni/optional disponibili.

Lettore RFID collegato ad un pc "dedicato" alla timbratura

Chi ha a disposizione un pc datato o che viene utilizzato pochissimo all'interno della propria attività lo può dedicare alla funzione di Marcatempo elettronico, con l'aggiunta di un lettore di badge RFID in emulazione di tastiera.
Questa soluzione risulta economica e di semplice implementazione.
Oltre a installare il programma basta infatti collegare il lettore di badge e assegnare le tessere alle varie persone di cui si vogliono gestire gli accessi ed il gioco è fatto.

Utilizzare un lettore RFID collegato ad un pc "non dedicato" alla timbratura

In molte situazioni può essere utile e/o necessario non avere un pc dedicato alla sola funzione di rilevazione presenze.
In tali casi è possibile sfruttare un apposito lettore di tessere RFID che permette il salvataggio delle timbrature senza interferire con il normale utilizzo del pc.
Per approfondire clicca qui. 

Timbrare tramite CNS o barcode

Le timbrature possono essere inserite anche leggendo un codice a barre.
I principali lettori barcode lavorano in emulazione di tastiera e sono semplicissimi da utilizzare, basta collegarli tramite la porta usb al pc e sono pronti.
E' possibile quindi sfruttare delle tessere barcode che avete già a disposizione, ad esempio le CNS hanno un barcode sul retro che corrisponde al codice fiscale del titolare, oppure creare e stampare degli appositi barcode tramite la funzione presente nel programma.

Utilizzare un lettore di Impronte digitali collegato ad un pc "non dedicato" alla rilevazione presenze

Spesso è necessario un controllo molto accurato delle persone che accedono ad un locale o ad una azienda.
In simili situazioni vi è la possibilità di utilizzare il Rilevatore Virtuale abbinato ad un lettore di impronte digitali, collegato al pc tramite porta USB.
Si ha così una soluzione di timbratura che può essere sfruttata anche per il controllo accessi.
Anche in questo caso non è necessario un pc dedicato a tale funzione poichè il programma funziona senza interferire con il normale utilizzo della macchina.
Per maggiori informazioni clicca qui. 
ATTENZIONE PERO':

Sembra paradossale ma in Italia il sistema di timbratura più sicuro di tutti non è legale...

La legge sulla privacy infatti, come ha stabilito il garante nelle linee guida e in diversi provvedimenti, non consente di utilizzare dati biometrici per registrare le presenze dei lavoratori.

A meno che non sia necessario per motivi di sicurezza(es. banche, gioiellerie, ecc..) e previa autorizzazione del garante stesso.

Visto l'inasprimento delle sanzioni, legate alla violazione delle norme sulla privacy, introdotte dal GDPR, è bene ponderare bene la scelta di utilizzare sistemi di timbratura basati sulla lettura delle impronte digitali...

Utilizzare una webcam come marcatempo

Se avete a disposizione una webcam collegata al pc potete sfruttare l'evoluzione del programma e trasformare la vostra webcam in un timbracartellini tramite la lettura di codici QR.

Controllo accessi

E' possibile gestire l'apertura di porte o varchi elettrici attraverso l'impiego di un'apposita scheda relè usb. In tal modo è possibile implementare un vero e proprio sistema di controllo accessi.

Gestire Tempi di lavoro/Commesse/Trasferte

Una funzione molto utilizzata in ambito aziendale è la rilevazione dei tempi di lavoro/commessa o il calcolo delle ore di trasferte/servizi.
Le aziende che hanno la necessità di monitorare l’attività lavorativa, e conoscere quindi quanto tempo è necessario per svolgere una certa commessa, trasferta o servizio, possono sfruttare il Rilevatore Virtuale, che arriva a svolgere in tal modo due funzioni:
Timbracartellini/Rilevatore Presenze;
Calcolo ore lavoro commesse, trasferte, ecc..
Per sapere nel dettaglio come sfruttare tale funzionalità vai all'articolo dedicato alla rilevazione presenze e tempi di produzione.

Gestione Abbonamenti

Il Rilevatore Virtuale è un programma versatile, può essere utilizzato infatti in varie situazioni.
Una di queste è la gestione degli abbonamenti di palestre, ludoteche, club, ecc... permette infatti di impostare dei limiti temporali(es. scadenza al 30/06/2019) o un numero di massimo di ingressi, oltre cui non è possibile timbrare.
Per saperne di più dai un occhiata a questo articolo presente sul blog. 

Inserimento timbrature aggiuntive

Nel caso in cui qualcuno si dimentichi di timbrare è possibile(solo tramite l'inserimento della password amministrativa) aggiungere delle timbrature tramite un'apposita funzione. In tal modo i dati saranno sempre corretti..

Rilevazione presenze per uffici

L’applicativo può lavorare anche in una rete lan, in modo che salvi i dati in una cartella condivisa, è possibile quindi sfruttarlo per gestire le presenze in uffici, call-center, reparti di assistenza, installandolo su ogni pc e facendo confluire le timbrature su un server centrale o su un unico pc, queste le istruzioni su come fare.

Rilevatore assenze/presenze a lezioni/assemblee/riunioni

E’ possibile utilizzare un pc con installato il Rilevatore Virtuale per memorizzare entrata e uscita di ogni partecipante a corsi o assemblee e gestire tale operazione in modo molto veloce e pratico.

Rilevatore presenze portatile

Per chi ha la necessità di avere un rilevatore presenze portatile è possibile sfruttare uno smartphone come lettore di QrCode o badge RFID, salvando quindi le timbrature sullo stesso, e online tramite il servizio InOut Presenze.
Per fare ciò è necessario installare sul proprio dispositivo l'applicazione Marcatemp Plus.

Foto webcam

E' possibile fare in modo che ad ogni rilevazione presenze venga scattata una foto con una webcam collegata al pc. Questo, al contrario di quanto previsto per i lettori di impronte digitali, è consentito dalla legge a patto che sia comunicato al lavoratore per iscritto.

Foto identificativa

Nel caso in cui sia necessario identificare la persona nel momento in cui si registra la relativa entrata è possibile fare in modo che compaia a video la relativa foto.
In questo modo chi si trova a presidiare l'accesso può agevolmente capire se la persona corrisponde effettivamente al nominativo registrato in archivio.

Salvataggio dati Online/Utilizzo in più sedi

E' possibile integrare il Rilevatore Virtuale con il servizio InOut Presenze e salvare così i le timbrature anche on line. Per conoscere il procedimento vai alla pagina dedicata.
Questa funzione può risultare molto utile alle aziende multisede.

Buckup automatico dei dati

Evitare la perdita di dati e quindi di tempo è oggi di fondamentale importanza, perciò è stata aggiunta una funzione di backup automatico dei dati che permette di eseguire il salvataggio su qualsiasi dispositivo collegato al pc oppure su qualsiasi pc collegato in rete.
Per maggiori informazioni vai all'apposita guida.
Backup automatico delle timbrature. Relativamente a questo argomento vi tornerà sicuramente utile anche questa guida che spiega come spostare i dati da un pc ad un altro.

Modifica formato file timbrature

E' possibile modificare il formato dei file contenenti le timbrature, portandolo ad esempio ad essere identico a quello dei normali lettori di badge.
In tal modo i dati potranno poi essere gestiti e importati da qualsiasi altro programma gestionale.
Per sapere come impostare il programma in modo da ottenere tale risultato seguire la guida per l'output personalizzato.

Personalizzazione

Tutti gli applicativi legati alla gestione delle presenze sono personalizzabili, per rispecchiare al meglio le esigenze dell'acquirente.
Possiamo inoltre creare applicativi ex novo sia desktop che online.

“Interessante… quindi ricapitolando cosa
ottengo grazie al Rilevatore Presenze Virtuale?”

Risparmio economico;
Risparmio di tempo;
Fai un favore all’ambiente, perché riutilizzi qualcosa che hai già, il pc…
Hai un prodotto made in Italy;
E’ facile da usare ed è comunque garantita l’assistenza nel giorno della richiesta, festivi esclusi :).

“Mi hai quasi convinto… ma quanto costa?”

Il programma è distribuito in 3 versioni:
Free;
Pro;
Pro+;

La versione Free del programma è, come dice il nome, gratuita e permette di:
inserire/gestire al massimo 3 persone;
inserire/gestire al massimo 5 commesse;

La versione Pro dispone invece delle seguenti caratteristiche:
1. Nessun limite al numero di nominativi che è possibile gestire;
2. Assistenza per un anno tramite email e se necessario tramite programma di assistenza remota;
3. Salvataggio timbrature anche in un file criptato. Si ha così una maggiore sicurezza dei dati e la possibilità di recuperarli in caso di problemi, malfunzionamenti o possibili manomissioni;
4. Aggiornamento dell'orario tramite connessione a server internet rendendo inutile la modifica dell'ora del pc;
5. Nessun limite al numero di commesse gestibili.

Infine la versione Pro+ è identica alla versione Pro ma con in più la possibilità di installare il programma su qualsiasi postazione senza la necessità di richiedere una nuova registrazione dello stesso.
Quindi massima libertà di utilizzo.

Il Prezzo della versione Pro è di soli € 68,00(per ogni pc su cui è installato), mentre per la versione Pro+ il prezzo è di € 140,00 (non è previsto alcuno sconto).
Tutti i prezzi indicati sono IVA 22% esclusa.

“Esiste una soluzione di timbratura già pronta?”

Se non vuoi usare uno dei pc presenti in azienda o preferisci una soluzione pronta all'uso allora il timbracartellini RFID Presenze PI è  ciò che fa per te!

Per procedere all'acquisto clicca su uno dei seguenti link

Acquista Versione Pro

Acquista Versione Pro +

Al Rilevatore Presenze Virtuale possono essere abbinati i seguenti prodotti:
R i p r e - Per gestire i dati relativi alle presenze ed effettuare la stampa sul Libro Unico del Lavoro;

RiepilogoPresenze - Per raggruppare i dati relativi alle timbrature virtuali in un foglio di excel;

Requisiti:
Windows 2000, ME, XP, Vista, 7, 8, 10
Microsoft .NET Framework 3.5 o superiore

Licenza versione Free:
Il Rilevatore Virtuale è concesso in uso gratuito nella versione Free e può essere installato su qualsiasi pc senza alcuna limitazione.

Clicca qui per scaricare il Setup del Rilevatore Virtuale

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