Come creare un foglio presenze mensile

Un foglio presenze è un registro, cartaceo o elettronico, che permette di annotare le presenze dei lavoratori, in azienda, oppure dei partecipanti ad un corso o di un evento.

In ambito lavorativo è di fondamentale importanza, poichè serve per rendicontare le presenze e le assenze dei dipendenti per poi calcolare la relativa busta paga.

E' uno strumento molto utile anche a quegli istituti o associazioni che organizzano corsi di formazione che danno diritto a crediti formativi.

Può essere creato in 3 dversi modi:

1. compilato manualmente;
2. tramite un modulo cartaceo o un foglio excel;
3. in modo automatico(utilizzando app, software o lettori di badge).

In quest'ultimo caso il risparmio di tempo è notevole e cresce ovviamente in base al numero di persone che devono essere gestite.

Chi vuole procedere manualmente trova in commercio appositi moduli cartacei oppure può scaricare la seguente immagine e procedere poi alla relativa stampa.

 

Qui invece è possibile scaricare la versione in pdf:

foglio presenze mensile in pdf

Foglio presenze in excel

Con excel è possibile aggiungere un "pizzico" di automazione per il calcolo dei totali.

E' possibile creare un semplice foglio di calcolo contenente:

1. denominazione dell'azienda;
2. Nome e cognome del lavoratore dipendente;
3. Periodo di riferimento;
4. I vari orari di entrata e di uscita con il totale delle ore di presenza.

Per i più pigri ho già realizzato io il lavoro... cliccando sul seguente link potrai scaricare un foglio presenze in excelin cui dovrai inserire semplicemente le ore di presenza quotidiane e le eventali assenze come nella prima riga di esempio.

foglio presenze in excel

Foglio presenze automatico

Come detto il maggior risparmio di tempo si ha però quando il foglio presenze viene generato in modo atuomatico... con pochi clic...

Per ottenere questo risultato bisogna ovviamente registrare le presenze con uno strumento che memorizzi le entrate e le uscite in formato elettronico e che risulti facilmente accessibile.

Hai a disposizione 3 sistemi per registrare le presenze "elettronicamente":

1. Tramite pc, grazie al software Rilevatore presenze Virtuale;
2. Tramite un lettore di badge stand-alone, come per esempio il timbratore RFID Presenze PI.
3. Tramite smartphone, utilizzando l'app Marcatempo Plus;

Il programma Rilevatore Virtuale salva i dati delle presenze sul disco del pc oppure in una cartella condivisa della rete lan(se è stata modifica la cartella di destinazione delle timbrature con l’apposita funzione).

Tali dati in formato csv  possono essere visualizzati con un qualsiasi foglio elettronico(excel, open office, libre office, ecc..), questa possibilità è però consigliabile solo per chi ha una certa dimestichezza con tali strumenti, inoltre la cosa potrebbe risultare scomoda, perché:

• per ogni giornata viene creato un singolo file;
• nei file è presente solo il codice di timbratura e non il nominativo di chi ha timbrato.

Ecco come si presenta un file di timbratura aperto con excel:

E’ ovviamente impensabile lavorare solo con questi file, pertanto si prospettano 2 alternative:

1. se conoscete bene strumenti come excel potete realizzare un foglio presenze mensile con i dati ricavati dai vari file di timbratura csv.
2. utilizzate un software dedicato allo scopo, come il programma Riepilogo Presenze.

Con il dispositivo stand-alone Presenze PI invece va per forza di cose utilizzato il software Riepilogo Presenze per scaricare ed elaborare il foglio presenze.

Le timbrature memorizzate tramite smartphone invece, poichè vengono salvate in un database in cloud, devono essere gestite con un software di reportistica diverso, per approfondire questo argomento ti invito a leggere l'apposito articolo che parla del Registro presenze tramite smartphone, oppure l'ultimo paragrafo di questo articolo.

Foglio presenze mensile con Riepilogo Presenze

Di seguito vi spiegherò come procedere per utilizzare il programma Riepilogo Presenze.
Come prima cosa è ovviamente necessario scaricare ed installare il programma.
Terminata l’operazione, avviandolo, comparirà la schermata principale dello stesso. Se il Rilevatore Virtuale è installato sullo stesso pc verranno popolati in automatico il il percorso della cartella Giorni Presenze e l’elenco dei nominativi, in caso contrario basterà cliccare sul pulsante Modifica per andare a selezionare la cartella sul pc in rete che contiene le timbrature.
A questo punto siete pronti per creare un report sui dati in vs. possesso.
Selezionate uno o più nominativi Indicate il periodo che volete analizzare Spuntate la voce(in caso contrario verranno aggiunte al report anche le giornate non lavorate del periodo) Ed infine cliccate uno dei pulsanti Crea Report in CSV Vi consiglio di utilizzare la creazione in csv perchè:
vi permette di arrotondare i calcoli e/o di stampare i totali, inoltre Excel a volte può dare dei problemi…

Come vedete il vostro foglio presenze mensile è chiaro, semplice e pronto per essere inviato al consulente per l'elaborazione della busta paga!
Se avete necessità particolari e vi serve un report personalizzato o con dati aggiuntivi potete richiedere una personalizzazione del programma tramite la pagina contatti.
Se invece volete gestire anche i giustificativi delle assenze, gli straordinari, buoni pasto, statistiche abbiamo a disposizione un programma di reportistica completo.

Report dispositivo Presenze PI

Il programma Riepilogo Presenze può essere utilizzato, oltre che per creare un foglio presenze relativo alle timbrature eseguite con il Rilevatore Virtuale, anche per generare report sulle timbrature registrate tramite il dispositivo di timbratura Presenze PI.

Per fare ciò è necessario ovviamente avere prima installato e collegato alla rete locale il timbratore Poresenze PI a cui verrà assegnato un indirizzo IP che dovrete annotare.

Aprite il programma Riepilogo Presenze e premete il pulsante presente nella schermata principale "Gestione PresenzePI".

Si aprirà così la seguente finestra.

Qui potrai inserire l'indirizzo IP del dispositivo di timbratura e l'elenco dei nominativi con i relativi codici dei badge.

Per il resto la procedura di creazione del foglio presenze è identica a quanto già indicato sopra.

Registro presenze mensile

Se vuoi gestire un registro presenze mensile tramite smartphone hai la possibilità di utilizzare un qualsiasi smartphone, sia Android che IOS, e l'applicazione Marcatempo Plus.
Grazie a questa soluzione potrai realizzare un registro presenze in cloud, scaricabile anche in excel, e realizzare un sistema moderno con notevoli vantaggi:

1. I dati registrati vengono salvati in un database in cloud e sono disponibili all’amministrazione da qualsiasi dispositivo collegato a internet in tempo reale;
2. è possibile gestire facilmente più sedi lavorative;
3. aumenta la sicurezza, poichè in ogni momento è possibile avere il quadro della situazione e sapere chi è presente all'interno del locale;

aggiornato il 24/03/2021 10:05:12, Autore Valerio

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